フリーランスになると、領収書を受け取ったり発行したりという場面が多くあります。しかし領収書については、「なんとなくはわかるけど、詳しく知らない」という人も多いのではないでしょうか？
とくにこれまで会社員として普通に生活してきた場合、領収書を受け取ったことはあっても、発行したことのある人は少ないかもしれません。領収書などの書類関連は「知らなかった」では済まされないケースや、知らないことで損をするケースも多くみられます。
そこで今回はフリーランスと領収書について、詳しく解説していきます。領収書を発行するケース・受領するケースの2パターンにわけて解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
Contents
フリーランスにとっての領収書とは
フリーランスは、クライアントや取引先から領収書を求められた場合、発行しなければなりません。
契約時に「領収書の発行はしない」と取り決めをしていた場合は発行の義務はありませんが、それ以外では発行する義務があり、法律でも定められています。
（民法486条「受取証書の交付請求等」参考：e-GOV法令検索）
ただし、あくまでも『求められたとき』だけ発行するもので、とくに求められていない場合は発行する必要はありません。
逆にフリーランス自身が代金を支払った場合も同様で、「支払った証明」となる領収書の発行を依頼することができます。領収書は二重請求を防ぐとともに、確定申告の際に税務署に求められることもあるので、仕事上で必要な支払いをしたら必ず受け取って保管しておきましょう。
領収書を求められたときの書き方
ここからは、領収書の発行を求められたときの書き方について紹介します。クライアントや取引先から「領収書の発行をお願いします」と言われたら、以下の項目を記載して渡しましょう。
最近では電子データによる領収書も一般的になっていますが、企業によっては紙の領収書を求められるケースもあります。どちらも書き方に違いはありません。
発行した日付
領収書に記載する日付は、代金が支払われた日や銀行振込で入金された日を記載します。西暦・和暦のどちらかの決まりはありません。
財務処理において金銭授受の日にちは重要な意味をもつため、間違いや記入漏れがないようにしましょう。
あて名
あて名には、領収書を受け取るクライアントや取引先の名前を記載します。「空欄で」と言われた場合は何も書かずに発行することも可能ですが、あまり推奨されることではありません。
また、具体的な会社名や氏名を書く代わりに「上様」と記載されるパターンもありますが、これだけでは誰に対する領収書なのかを特定することができません。場合によっては税務調査で弾かれてしまう可能性があるため、できるだけ避ける方がよいでしょう。
なお社名に「株式会社」がつく場合は、安易に（株）と略すのではなく正式名称を記載してください。
金額
金額は、不正防止の観点からも改ざんされにくい書き方を心がけましょう。後ろに「0」を付け足したりされないような書き方が大切になります。
ここでのポイントは、
- 「円」ではなく「￥」を使う
- 「,」を正しく使う
- 語尾には「-」「也」などを記載する
の3つです。
たとえば「￥300,000-」のような書き方が望ましいです。
但し書き
但し書きは、「何のための支払いなのか」を明記するものです。簡潔かつ具体的に記載しましょう。一般的には「〜として」という書き方となります。
但し書きの具体例は、以下のとおりです。
- デザイン代として
- 原稿料として
- 飲食代として
- 書籍代として
また、クレジットカードでの支払いの場合は「クレジットカード利用」と記載します。
発行者の氏名や住所
領収書には、発行した人の名前や住所が必須となります。手書き・住所印のどちらでも問題ありません。
頻繁に領収書を発行するなら、氏名と住所の印鑑を作っておくのもよいでしょう。
フリーランスが領収書を発行するときのポイント
基本的な領収書の書き方がわかったところで、ここからは発行する際のポイントを紹介します。領収書に関しては意外と知られていないことも多いため、以下の項目を知っておくといざというときにスムーズです。
金額によっては収入印紙が必要になる
紙の領収書を発行する際、金額が「5万円以上」の場合は収入印紙を貼り付けなければなりません。収入印紙が必要な領収書に収入印紙が貼られていないと、『印紙税法』に違反し、脱税に該当するので注意しましょう。
万が一、収入印紙を貼り付けずにクライアントへ渡してしまった場合、印紙税額の3倍の過怠税を支払わなければなりません。（参考：印紙を貼り付けなかった場合の過怠税）
ただしこれは紙の領収書に限定されており、電子データでの領収書には必要なく、さらにクレジット払いの場合も不要となっていす。なお、収入印紙は郵便局やコンビニで購入可能です。
再発行の義務はない
領収書の発行そのものは民法により義務付けられていますが、再発行に関しての規定はありません。内容に間違いや不備がある場合には発行し直さなければなりませんが、相手から「再発行してほしい」という一方的な要求に答える義務はないと覚えておきましょう。
再発行する場合は、通常と同じ書き方で5万円以上であれば収入印紙も必要になりますので、注意しましょう。
捺印が必要なこともある
領収書への捺印は必須というわけではありません。しかし、多くの領収書は捺印されているため、相手によっては「失礼」だと捉えられる可能性も……。
クライアントから捺印を求められた場合や、手書きで領収書を作成する場合は、偽造防止のために捺印しておく方がよいでしょう。また、収入印紙を貼り付ける場合は、印紙にかぶせて捺印する「割印」が必須となります。
領収書の発行が不要なケースもある
クレジット払いでは、領収書の発行義務はありません。というのもクレジットカードを利用した場合、代金は「クレジットカード会社」から支払われることになり、相手から直接金銭を受け取ったことにならないからです。
ただし、先方が領収書の発行を要求した場合は応じる方が親切です。クレジットカード払いであることを明記して発行しましょう。
領収書の控えは保管しておく
領収書を発行したときは、控えも同時に発行して保管しておく必要があります。複写式の領収書であれば書いた内容でもう1枚同じものができますが、単票式（控えのないタイプ）であれば、帳簿などにつけて控えとして保管しておきましょう。
フリーランスが領収書を受領するときの注意点
フリーランスは自分で書類の管理をする必要があるため、仕事に関する支払いをしたら領収書を受け取らなければなりません。ここでは、領収書を受け取る際の注意点を4つ紹介していきます。
あて名は必須
発行時と同じように、あて名の明記は必須項目です。あて名が空欄の領収書は、正式なものとして認められない可能性もあります。確定申告の際に困ることがないよう、あて名があるかどうかは受け取る時に確認しておきましょう。
なお、お店によってはあて名書きなしで渡されることもありますが、その場合はあて名を書いてもらうように申告しましょう。
領収書がない場合は出金伝票を発行する
「経費として計上したいけど、領収書がない」という場合は、出金伝票を作成することで経費計上が可能になります。
出金伝票は領収書と同じように「日付」「金額」「支払い内容」「支払い先」を記載し、帳簿にはその内容を記載しておきます。文具店で売っている出金伝票を使っても良いですし、Excelで作成したものでもOKです。
また、領収書をなくした場合も、出金伝票を作成しておくと経費計上できます。クレジット払いの場合は「クレジット払いの控え」があれば正式に証明できるので、わざわざ出金伝票を作成する必要はありません。
フリーランスの領収書の保管・管理について
受け取った領収書は、定められた期間の保管が義務付けられています。というのも、確定申告で不審点や不備があった場合に、税務署から領収書の提出が求められることもあり、提出できなければ経費として認められないこともあるからです。
ここでは、フリーランスの領収書の保管方法や、管理について注意すべきポイントを解説します。
経費になるものは領収書が必要
確定申告の際に領収書を提出する必要はありませんが、取引や支払いの証明を求められた時に提出できる状態にしておかなければなりません。
また、確定申告の際には、領収書を見ながら経費を計算する人も多いと思います。正確な経費を算出するためにも、領収書は欠かせない書類といえるでしょう。
開業にかかった費用も経費になるので、開業届を出す前の領収書もしっかり保管しておきましょう。フリーランスの経費に該当するものについては、こちらのページで詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
保管期間
申告をおこなうフリーランスには、青色申告で原則7年間・白色申告で原則5年間の領収書の保存義務があります。
ただし、前々年度の所得が300万円以下の場合は、青色申告でも5年間の保管となります。この期間以上長く保管していてもとくに問題はありません。
なお、領収書の保管期間は「確定申告期限日の翌日」から数え始めます。発行日ではありませんので注意しましょう。
紙の領収書はファイリングしておく
これまで一般的だった紙の領収書は、月ごとやクライアントごとにファイリングしておくと見返したときに把握しやすいです。なかにはノートなどに貼って保管している人もいるようですが、見やすいように保管できれば特に方法は問われません。
レシートの素材である「感熱紙」は、時間が経つと印刷された文字が消えることもあります。できるだけ紫外線や空気に触れないようにするか、受け取ったときにコピーしておくとよいでしょう。
電子取引の場合は、電子データで保存する
以前は電子取引のデータを紙で印刷して保存する方法が認められていましたが、現在では電子取引の場合は電子データの保存が義務化されています。
これは2022年1月より施行された「電子帳簿保存法」の改正によるもので、ペーパーレス・IT化の推進により、これからは電子データ保存が主流になっていくと考えられます。
電子データとして保存することでペーパーレスによるコスト削減や帳簿書類の検索が簡単になるなどのメリットがある一方で、有料のクラウド会計ソフトなどのシステム導入が欠かせないという一面もあります。
電子帳簿保存法に関する具体的な内容については、国税庁のホームページをご覧ください。
電子帳簿保存法の概要はこちら
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まとめ
フリーランスになると、領収書や請求書などの書類に関する業務も自分でおこなわなければなりません。取引先や契約、購入する物品などが多ければ多いほど領収書が増えて管理も大変になります。
とはいえ、領収書の保管期間や方法は法律で定められているものであり、知らずに破棄するとトラブルになることもあるので注意しましょう。
領収書を発行する際も、受領する際も、記載されている内容をしっかりチェックしておき、正しく保管することが大切です。
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